Non esiste la dotazione ideale che vada bene per tutti i dipendenti in quanto essa dipende anche dalle peculiarità del lavoro svolto. Personale di vendita, che per natura è spesso fuori dall’azienda per incontrare clienti o impegnato in telefonate, necessiterà ad esempio di device quali tablet e auricolari/cuffie con riduzione del rumore ambientale per gestire in modo efficace call e meeting. Difficilmente questa tipologia di strumenti sarà invece fondamentale per un impiegato amministrativo.

È però possibile identificare una dotazione tecnologica minima senza la quale difficilmente sarebbe possibile remotizzare la gestione delle attività lavorative

• Laptop
• Cellulare/Smartphone/Softphone
• VPN

Assolutamente no! Ciascuna azienda ha la possibilità di introdurre al suo interno logiche di Smart Working ma è necessario personalizzare il modello sulla base delle peculiarità del business, della popolazione di riferimento e delle esigenze organizzative.

I canali che le aziende possono attivare per lanciare in modo efficace un progetto di Smart Working sono molteplici:

-> Eventi aziendali dedicati per sensibilizzare i dipendenti e supportare il cambiamento culturale e organizzativo

-> Blog aziendale per comunicare lo stato di avanzamento dell’iniziativa e i risultati raggiunti

-> Video pillole educative

-> Creazione e moderazione di community su social network aziendali per permettere alle persone di condividere esperienze, timori e storie di successo.

Le ormai numerose iniziative progettuali condotte dalle aziende hanno permesso di definire un percorso ideale verso lo Smart Working che comprende le seguenti fasi:

1. Visioning: Fondamentale è l’ottenimento del commitment da parte del Top Management che può svilupparsi soltanto se vi è una consapevolezza delle esperienze dei casi di successo di implementazione dello Smart Working e se si ha ben chiaro il motivo per cui si vuole introdurre lo Smart Working in azienda
2. Readiness assessment: Analizzare la predisposizione e gli impatti potenziali dello Smart Working sulle diverse struttura aziendali per definire il target di popolazione con cui partire con un pilota che possa risultare un “quick win”
3. Model Design: Definire le regole del gioco ovvero le policy, le dotazioni tecnologiche da fornire agli Smart Worker e gli spazi, sia interni che esterni all’azienda, più idonei a supportare le attività lavorative
4. Change Management: Un’irrinunciabile fase di sensibilizzazione e supporto della popolazione manageriale verso questa nuova modalità di organizzazione del lavoro utile. È quindi opportuno apprendere i nuovi stili di leadership svolta attraverso dei laboratori di innovazione manageriale che facilitano il confronto e la contaminazione cross-funzionale.
5. Monitoring & Coaching: Importantissimo infine è la valutazione continua dell’andamento dell’iniziativa e dei suoi impatti su KPI HR e di business.

Innanzitutto è necessario un approccio multidisciplinare che coinvolga HR, IT e Real Estate e che permetta di affrontare lo Smart Working prendendo in considerazione tutte le leve progettuali in modo coerente e con una vision ben definita. Occorre poi personalizzare il modello rispetto alle esigenze aziendali, supportare i manager nel cambiamento e monitorare costantemente l’andamento dell’iniziativa